Скільки коштує звіт, який зводять руками. Порахуйте на своїх цифрах

Ручне зведення звітів це коли управлінська цифра народжується не в системі, а в таблиці: хтось вивантажує дані з BAS, зводить їх у Excel, звіряє між організаціями і надсилає результат керівнику. У цього способу є ціна, просто вона ніде не записана: вона розчинена в зарплатах і в днях очікування.

Ця стаття не про наш продукт. Це методика розрахунку, за якою ви за пʼятнадцять хвилин отримаєте власне число: у скільки годин і грошей обходиться ваш нинішній спосіб отримувати управлінські звіти. Усі цифри в розрахунку ваші, ми не підставляємо жодної.

Що входить у вартість ручного звіту

Люди рахують тільки перший рядок із трьох, тому підсумок зазвичай занижений у кілька разів.

1. Години людей. Час на вивантаження, зведення, звірку і оформлення. Сюди входить не лише фінансист: бухгалтер вивантажує, керівник перепитує.
2. Затримка. Скільки днів проходить між моментом, коли питання виникло, і моментом, коли на нього є відповідь. Це не витрата в гривнях, але саме вона визначає, чи встигли ви щось зробити.
3. Повтори. Скільки разів той самий звіт переробляють, бо питання уточнили: «а покажи без внутрішніх оборотів», «а розбий по напрямках», «а за минулий рік так само».

Крок 1. Порахуйте години

Візьміть один типовий місяць і заповніть таблицю. Не оцінюйте на око: спитайте людей, скільки в них іде насправді, бо оцінка керівника зазвичай удвічі менша за реальність.

Або порахуйте одразу тут: підставте свої числа і побачите підсумок за місяць і за рік.

Повна вартість години це не оклад, поділений на години. Візьміть зарплату разом з податками й вартістю робочого місця і поділіть на кількість робочих годин у місяці. Для 21 робочого дня це 168 годин. Різниця між окладом і повною вартістю зазвичай близько третини, і саме на цю третину занижують такі розрахунки.

Якщо організацій у базі кілька, рахуйте окремо час на зведення між ними. За нашим досвідом, це найдорожчий рядок у групах компаній, бо дзеркальні документи між своїми майже ніколи не сходяться в нуль. Як це виглядає зсередини, розібрано тут: хто кому винен у групі компаній.

Крок 2. Порахуйте затримку

Другий стовпчик, який майже ніхто не рахує, а він вирішальний. Візьміть три останні управлінські питання, які ви ставили, і згадайте дату питання й дату відповіді.

Орієнтир для порівняння. За бенчмарком APQC, побудованим на опитуванні 2300 організацій, саме закриття місяця в бухгалтерії триває в медіані 6,4 календарних днів, у чверті найшвидших компаній до 4,8 днів, а у чверті найповільніших від 10 днів (дані наводить CFO.com, публікація 2018 року). Це вимір бухгалтерського закриття, а не управлінського звіту.

Управлінський звіт зводять уже після закриття. Тому в типовій компанії відповідь на питання «як ми відпрацювали минулий місяць» керівник отримує ближче до середини наступного, коли половина рішень по ньому вже прийнята наосліп.

Запишіть свою середню затримку в днях. Вона знадобиться далі.

Крок 3. Порахуйте повтори

Підніміть переписку за останні два місяці і порахуйте, скільки разів звіт довелось переробляти після уточнення. Кожен такий повтор це не пʼять хвилин, а ще одна ітерація тих самих годин з кроку 1, часто в скороченому обсязі.

Помножте кількість повторів на приблизну частку годин, яку займає одна переробка. Якщо переробка це третина роботи, а повторів було три на місяць, ви щомісяця робите ще один звіт зверху.

Приклад, порахований до кінця

Нижче умовна компанія, а не наш клієнт. Цифри взяті для ілюстрації методики, підставляйте свої.

Торгова компанія, три організації в базі BAS, управлінський звіт зводиться в Excel щомісяця.

Вартість години тут порахована з повної місячної вартості людини, поділеної на 168 робочих годин: 45 тисяч для бухгалтера, 60 тисяч для фінансового менеджера, 120 тисяч для керівника. Підставте свої суми, і всі числа в таблиці перерахуються.

Це 43 години на місяць, тобто більше ніж повний робочий тиждень однієї людини, і приблизно 187 тисяч гривень на рік. Плюс дві переробки на місяць: якщо кожна забирає третину роботи, це ще дві третини зверху, тобто близько 26 тисяч гривень на місяць і близько 311 тисяч на рік. Плюс затримка: питання про минулий місяць отримує відповідь на десятий день наступного.

Зверніть увагу, що найдорожчий рядок тут не той, де найбільше годин. Чотири години керівника коштують майже стільки ж, скільки тринадцять годин бухгалтера.

Якщо окремого фінансиста у вас немає

У багатьох компаніях управлінський звіт зводить не фінансист, а власник або головний бухгалтер поверх основної роботи. Розрахунок від цього не зникає, він стає гіршим, і ось чому.

По-перше, години власника найдорожчі в компанії, тому та сама робота коштує більше, а не менше. По-друге, її не видно ні в якому бюджеті, бо ніхто не виставляє собі рахунок за власний вечір. По-третє, у такому режимі звіт роблять рідше, ніж потрібно, тож затримка з кроку 2 вимірюється вже не днями, а тижнями.

Порахуйте свої години так само чесно, як рахували б чужі. Якщо ви витрачаєте шість вечорів на місяць на зведення таблиці, це не «нуль витрат», це шість вечорів за вашою ставкою.

Чого цей розрахунок не показує

Чесно про межі методики, бо на цих трьох речах вона зупиняється.

Рішення, які не приймали взагалі. Найдорожче не те, що звіт коштував 15 тисяч, а те, що через затримку ви не встигли забрати знижку, не помітили клієнта, який тихо зменшив закупівлі, або дізнались про касовий розрив тоді, коли платежі вже зупинились. Порахувати це неможливо, але саме тут ховається основна сума. Про один такий випадок: як знайти касовий розрив до того, як він знайде вас.

Помилки в самому зведенні. Ручна консолідація по кількох організаціях дає розбіжності, і частину з них ніхто не ловить. Звіт із помилкою коштує рівно стільки ж годин, скільки правильний, але веде до іншого рішення.

Альтернативну вартість часу. Розрахунок каже, скільки коштували ці години. Він не каже, що фінансист робив би замість зведення таблиць, а це зазвичай саме та робота, заради якої його наймали.

Що робити з отриманою цифрою

У вас тепер три числа: гроші на місяць, години на місяць і затримка в днях. З ними можна вести предметну розмову замість загальної.

Перевірте, який саме біль у вас найдорожчий. Якщо основні години йдуть на введення первинних документів, вам потрібен один клас рішень. Якщо на зведення й очікування звітів, інший. Це різні бюджети, і плутати їх дорого: чотири класи AI-рішень для BAS.

Змініть питання до постачальника. Замість «скільки це коштує» питайте «за скільки місяців це покриє мої 43 години». Перше питання не має відповіді без контексту, друге має.

Перевірте, чи це взагалі про інструмент. Іноді години йдуть не через відсутність системи, а через те, що в компанії не домовились, що вважати маржею і де межа між напрямками. Тоді жоден інструмент не допоможе, поки не зʼявиться спільне визначення. Перевірити просто: попросіть двох людей порахувати одну й ту саму цифру окремо і порівняйте результат. Що робити далі, якщо цифри розійшлись, описано на сторінці про маржу і прибутковість.

Подивіться, як виглядає відповідь без зведення. Готові приклади управлінських звітів зібрані в розділі «BAFDIM у дії», зокрема прибутковість напрямків.

Порахували? Приходьте з цим числом і з трьома питаннями, відповіді на які ви зараз чекаєте найдовше: демо триває 30 хвилин, на прикладі, близькому до вашої сфери. Хочу побачити демо.