Сколько стоит отчёт, который сводят руками. Посчитайте на своих цифрах

Ручное сведение отчётов это когда управленческая цифра рождается не в системе, а в таблице: кто-то выгружает данные из BAS, сводит их в Excel, сверяет между организациями и отправляет результат руководителю. У этого способа есть цена, просто она нигде не записана: она растворена в зарплатах и в днях ожидания.

Эта статья не о нашем продукте. Это методика расчёта, по которой вы за пятнадцать минут получите собственное число: во сколько часов и денег обходится ваш нынешний способ получать управленческие отчёты. Все цифры в расчёте ваши, мы не подставляем ни одной.

Что входит в стоимость ручного отчёта

Люди считают только первую строку из трёх, поэтому итог обычно занижен в несколько раз.

1. Часы людей. Время на выгрузку, сведение, сверку и оформление. Сюда входит не только финансист: бухгалтер выгружает, руководитель переспрашивает.
2. Задержка. Сколько дней проходит между моментом, когда вопрос возник, и моментом, когда на него есть ответ. Это не расход в деньгах, но именно она определяет, успели вы что-то сделать или нет.
3. Повторы. Сколько раз тот же отчёт переделывают, потому что вопрос уточнили: «а покажи без внутренних оборотов», «а разбей по направлениям», «а за прошлый год так же».

Шаг 1. Посчитайте часы

Возьмите один типичный месяц и заполните таблицу. Не оценивайте на глаз: спросите людей, сколько у них уходит на самом деле, потому что оценка руководителя обычно вдвое меньше реальности.

Или посчитайте прямо здесь: подставьте свои числа и увидите итог за месяц и за год.

Полная стоимость часа это не оклад, делённый на часы. Возьмите зарплату вместе с налогами и стоимостью рабочего места и разделите на количество рабочих часов в месяце. Для 21 рабочего дня это 168 часов. Разница между окладом и полной стоимостью обычно около трети, и именно на эту треть занижают такие расчёты.

Если организаций в базе несколько, считайте отдельно время на сведение между ними. По нашему опыту, это самая дорогая строка в группах компаний, потому что зеркальные документы между своими почти никогда не сходятся в ноль. Как это выглядит изнутри, разобрано здесь: кто кому должен в группе компаний.

Шаг 2. Посчитайте задержку

Второй столбец, который почти никто не считает, а он решающий. Возьмите три последних управленческих вопроса, которые вы задавали, и вспомните дату вопроса и дату ответа.

Ориентир для сравнения. По бенчмарку APQC, построенному на опросе 2300 организаций, само закрытие месяца в бухгалтерии длится в медиане 6,4 календарных дня, у четверти самых быстрых компаний до 4,8 дня, а у четверти самых медленных от 10 дней (данные приводит CFO.com, публикация 2018 года). Это измерение бухгалтерского закрытия, а не управленческого отчёта.

Управленческий отчёт сводят уже после закрытия. Поэтому в типичной компании ответ на вопрос «как мы отработали прошлый месяц» руководитель получает ближе к середине следующего, когда половина решений по нему уже принята вслепую.

Запишите свою среднюю задержку в днях. Она понадобится дальше.

Шаг 3. Посчитайте повторы

Поднимите переписку за последние два месяца и посчитайте, сколько раз отчёт пришлось переделывать после уточнения. Каждый такой повтор это не пять минут, а ещё одна итерация тех же часов из шага 1, часто в сокращённом объёме.

Умножьте количество повторов на примерную долю часов, которую занимает одна переделка. Если переделка это треть работы, а повторов было три в месяц, вы каждый месяц делаете ещё один отчёт сверху.

Пример, посчитанный до конца

Ниже условная компания, а не наш клиент. Цифры взяты для иллюстрации методики, подставляйте свои.

Торговая компания, три организации в базе BAS, управленческий отчёт сводится в Excel ежемесячно.

Стоимость часа здесь посчитана из полной месячной стоимости человека, делённой на 168 рабочих часов: 45 тысяч для бухгалтера, 60 тысяч для финансового менеджера, 120 тысяч для руководителя. Подставьте свои суммы, и все числа в таблице пересчитаются.

Это 43 часа в месяц, то есть больше чем полная рабочая неделя одного человека, и примерно 187 тысяч гривен в год. Плюс две переделки в месяц: если каждая забирает треть работы, это ещё две трети сверху, то есть около 26 тысяч гривен в месяц и около 311 тысяч в год. Плюс задержка: вопрос о прошлом месяце получает ответ на десятый день следующего.

Обратите внимание, что самая дорогая строка здесь не та, где больше всего часов. Четыре часа руководителя стоят почти столько же, сколько тринадцать часов бухгалтера.

Если отдельного финансиста у вас нет

Во многих компаниях управленческий отчёт сводит не финансист, а владелец или главный бухгалтер поверх основной работы. Расчёт от этого не исчезает, он становится хуже, и вот почему.

Во-первых, часы владельца самые дорогие в компании, поэтому та же работа стоит больше, а не меньше. Во-вторых, её не видно ни в каком бюджете, потому что никто не выставляет себе счёт за собственный вечер. В-третьих, в таком режиме отчёт делают реже, чем нужно, поэтому задержка из шага 2 измеряется уже не днями, а неделями.

Посчитайте свои часы так же честно, как считали бы чужие. Если вы тратите шесть вечеров в месяц на сведение таблицы, это не «ноль расходов», это шесть вечеров по вашей ставке.

Чего этот расчёт не показывает

Честно о границах методики, потому что на этих трёх вещах она останавливается.

Решения, которые не принимали вообще. Дороже всего не то, что отчёт стоил 15 тысяч, а то, что из-за задержки вы не успели забрать скидку, не заметили клиента, который тихо уменьшил закупки, или узнали о кассовом разрыве тогда, когда платежи уже остановились. Посчитать это невозможно, но именно здесь прячется основная сумма. Об одном таком случае: как найти кассовый разрыв до того, как он найдёт вас.

Ошибки в самом сведении. Ручная консолидация по нескольким организациям даёт расхождения, и часть из них никто не ловит. Отчёт с ошибкой стоит ровно столько же часов, сколько правильный, но ведёт к другому решению.

Альтернативную стоимость времени. Расчёт говорит, сколько стоили эти часы. Он не говорит, что финансист делал бы вместо сведения таблиц, а это обычно именно та работа, ради которой его нанимали.

Что делать с полученной цифрой

У вас теперь три числа: деньги в месяц, часы в месяц и задержка в днях. С ними можно вести предметный разговор вместо общего.

Проверьте, какая именно боль у вас самая дорогая. Если основные часы уходят на ввод первичных документов, вам нужен один класс решений. Если на сведение и ожидание отчётов, другой. Это разные бюджеты, и путать их дорого: четыре класса AI-решений для BAS.

Измените вопрос к поставщику. Вместо «сколько это стоит» спрашивайте «за сколько месяцев это покроет мои 43 часа». У первого вопроса нет ответа без контекста, у второго есть.

Проверьте, об инструменте ли это вообще. Иногда часы уходят не из-за отсутствия системы, а из-за того, что в компании не договорились, что считать маржой и где граница между направлениями. Тогда ни один инструмент не поможет, пока не появится общее определение. Проверить просто: попросите двух человек посчитать одну и ту же цифру отдельно и сравните результат. Что делать дальше, если цифры разошлись, описано на странице о марже и прибыльности.

Посмотрите, как выглядит ответ без сведения. Готовые примеры управленческих отчётов собраны в разделе «BAFDIM в действии», в частности прибыльность направлений.

Посчитали? Приходите с этим числом и с тремя вопросами, ответы на которые вы сейчас ждёте дольше всего: демо длится 30 минут, на примере, близком к вашей сфере. Хочу увидеть демо.